Handtekening
Je kan in het systeem een digitale handtekening plaatsen en deze op verschillende plaatsen onder documenten laten terugkomen. Hier wordt uitgelegd hoe je dat kan doen.
Uploaden van een handtekening
Zorg dat je de handtekening als .png bestand op je systeem hebt staan. Dit kan je doen door je handtekening in te scannen en op te slaan als .png bestand. Ga dan in Hybrid SaaS naar de gebruikerskaart van de eigenaar van de handtekening. (Gebruikers wijzigen). Op het tabblad Word gegevens kan je de handtekening uploaden.
Door in het vakje waar de handtekening staat je rechtermuisknop te gebruiken verschijnen onderstaande opties:
Kies voor Nieuwe handtekening uploaden, zoek het .png bestand op en selecteer deze. De handtekening verschijnt dan in het venster. Sla de gebruikerskaart op. De handtekening is nu opgeslagen en kan nu worden gebruikt op documenten. Het databaseveld is "USER_AUTOGRAPH". Het is nu zo dat je alleen je eigen handtekening onder documenten kan plaatsen.
Handtekening van een ander persoon plaatsen
Het is mogelijk dat je in overleg een handtekening van een collega wilt plaatsen. Dit kan je regelen op gebruikersniveau of op afdelingsniveau.
Alle rechten
Als je besluit dat een gebruiker rechten moet hebben om voor iedere gebruiker een handtekening te plaatsen dan doe je dit op de gebruikerskaart. Je zet dan het recht Gebruiker mag andere gebruikers selecteren, ongeacht de instelling per afdeling.
Afdeling ’s rechten
Als je besluit dat gebruikers per afdeling onderling een handtekening van elkaar moeten kunnen plaatsen dan doe je dit op afdelingsniveau. Zorg dat de afdelingen op orde zijn en dat de juiste gebruikers in de juiste afdelingen staan. Selecteer de afdeling en zet het recht Leden mogen elkaars collega's uit deze afdeling selecteren.
Voorbeeld
Op het moment dat Jaap een offerte maakt met gebruikersrechten, dan kan hij alle gebruikers selecteren.
Voorbeeld
Op het moment dat Jaap een offerte maakt met afdelingsrechten en Jaap zit in de afdeling Directie, dan kan hij alleen maar 4 gebruikers selecteren.
Wachtwoord vergeten
Het kan natuurlijk altijd voorkomen dat je je wachtwoord of je inlognaam bent vergeten en daardoor niet meer kunt inloggen in je Hybrid SaaS omgeving. Je kunt zelf met je e-mailadres een nieuw wachtwoord aanvragen. Met deze procedure kan je ook je inlognaam achterhalen.
Hybrid SaaS medewerkers voeren uit veiligheidsoverwegingen geen wachtwoord reset acties uit.
Wachtwoord herstellen procedure starten
Om deze procedure te starten klik je op de link wachtwoord vergeten? op het inlogscherm van je Hybrid SaaS omgeving.
Na het aanklikken van deze link krijg je de mogelijkheid te zien om je e-mailadres in te geven. Voer hier je e-mailadres in en klik op versturen.
Nadat je je e-mailadres hebt verstuurd, geeft Hybrid SaaS je een bevestiging.
Binnen enkele momenten ontvang je een e-mail van Hybrid SaaS.
De ontvangst van deze e-mail kan enkele minuten duren.
Ontvangst van de e-mail
In de zojuist ontvangen e-mail vind je de link om het wachtwoord reset uit te voeren. Klik op deze link om het wachtwoordherstel uit te voeren. Je internetbrowser opent met daarin een bevestiging van de aanvraag van het wachtwoordherstel. Je kunt dit venster of tab afsluiten.
Binnen enkele momenten ontvang je wederom een nieuwe e-mail met daarin je nieuwe (tijdelijke) wachtwoord.
Indien je meerdere Hybrid SaaS accounts hebt ontvang je voor elk account een aparte e-mail. In het onderwerp van deze e-mails kan je de inlognaam vinden.
Opnieuw inloggen met je nieuwe (tijdelijke) wachtwoord
Ga terug naar de Hybrid SaaS browser en klik indien nodig op de inloggen knop om weer terug te komen bij het inlogscherm. Je kan nu inloggen met je inlognaam en het nieuwe wachtwoord.
Het ingeven van het wachtwoord is hoofdlettergevoelig.
Het makkelijkste is om het wachtwoord middels kopiëren/ plakken ( Control-C / Control-V )
Wachtwoord wijzigen
Nadat je bent ingelogd moet je een nieuw wachtwoord verzinnen. Geef het tijdelijke wachtwoord in en voer 2 keer je nieuwe wachtwoord in.
Je nieuwe wachtwoord moet uit minimaal 5 karakters bestaan
Het is essentieel om een veilig wachtwoord te kiezen voor je Hybrid SaaS-account. Hackers gebruiken lijsten met veelgebruikte wachtwoorden om toegang tot accounts te krijgen (niet alleen bij Hybrid SaaS, maar ook bij andere sites en applicaties). Het is dus van groot belang dat je een sterk, uniek wachtwoord gebruikt.
* Gebruik een combinatie van letters, cijfers en tekens (bijvoorbeeld de tekens die je op veel toetsenborden boven de cijfers vindt, zoals %, $, £ en !).
* Gebruik geen namen, aangezien deze snel te achterhalen zijn.
* Een langer wachtwoord is meestal sterker, maar ook moeilijker te onthouden.
* Kies een wachtwoord dat je kunt onthouden, zodat je deze niet hoeft op te schrijven.
* Kies voor elke applicatie en website waar je gebruik van maakt een uniek wachtwoord, zodat problemen met de beveiliging op andere sites geen gevolgen hebben voor de veiligheid van je Hybrid SaaS-account
Wachtwoord versturen
Zodra een gebruiker is aangemaakt moet je deze op de hoogte brengen van zijn inlog-id. en zijn initiële wachtwoord. Hiervoor zit er bij het gebruikers scherm bovenin het scherm een knop Nieuw wachtwoord.
Onder deze knop zitten 3 functies om een wachtwoord te wijzigen en eventueel te versturen.
Optie 1: Stuur nieuw wachtwoord via de e-mail en laat de gebruiker een nieuw wachtwoord kiezen bij de volgende inlog
Zodra je deze optie kiest wordt er een e-mail gestuurd naar de gebruiker. Deze ontvangt onderstaand bericht en kan nu inloggen met de nieuwe inlognaam en wachtwoord.
Vul bij het Originele wachtwoord het via de e-mail ontvangen wachtwoord in en vervolgens bij Nieuw wachtwoord en bij Herhaal wachtwoord je nieuwe wachtwoord in en druk op de knop Wijzig wachtwoord.
Dit scherm verschijnt, klik op OK en je bent ingelogd.
Optie 2: Stuur nieuw wachtwoord via de e-mail
Zodra je deze optie kiest wordt er een e-mail gestuurd naar de gebruiker. Deze ontvangt onderstaand bericht en kan nu inloggen met de nieuwe inlognaam en wachtwoord.
Vul bij het Originele wachtwoord het via de e-mail ontvangen wachtwoord in en vervolgens bijNieuw wachtwoord en bij Herhaal wachtwoord je nieuwe wachtwoord in en druk op de knop Wijzig wachtwoord.
Dit scherm verschijnt, klik op OK en je bent ingelogd.
Optie 3: Voer een nieuw wachtwoord in
Deze optie wordt vooral intern gebruikt om een wachtwoord van een medewerker om te zetten, bijvoorbeeld omdat deze vergeten is. Of om deze gelijk te zetten met een ander wachtwoord.
