Weetjes
Entiteit
In de entiteit kan er worden aangegeven vanaf welk moment de dagstaten verwerkt moeten gaan worden, voor deze datum zullen er geen gegevens worden getoond
Gebruiker
Van de gebruikers waarvan de dagstaten gecontroleerd dienen te worden, kan dit bij de gebruiker bij zijn tijdregistratie worden aangegeven
Er zijn 3 keuzes hiervoor:
- Ja (Hiermee worden alle dagen verwerkt met de lengte van het rooster)
- Ja uren automatische corrigeren tot daglengte rooster (Hiermee worden alle dagen gecorrigeerd tot het daglengte rooster (een ALL in contract))
- Nee (Deze zullen niet naar voren komen voor het verwerken van de dagstaten)
Ook dient de gebruiker te zijn gekoppeld met een medewerker, Een gebruiker kan zijn tijd registreren en inloggen op het programma, een medewerker is een kaart waar contract gegeven op vast gelegd dien te worden. Ook wordt hier het saldo van zijn vakantie uren en tijd voor tijd uren op vast gelegd.
Een nieuw rooster maken
Kies het juiste jaartal waarvoor er een rooster gemaakt moet worden en genereer daarna de data. Er zal een schema worden samengesteld met alle dagen van dat jaar (Een rooster heeft een datum van 01-01 tot 31-12)
Indien er veel verschillende contracten zijn (voorbeeld 40 uur, 36 uur) dient er verschillende roosters aangemaakt te worden
In het rooster dien er te worden aangegeven wat de dagen zijn (roostervrij, weekend werkdag)
Een daglengte kan aangepast worden via de knop dag lengte. De juiste dagen kunnen aangevinkt worden om voor deze dagen een daglengte in te stellen, na het opslaan zullen de dagen aangepast worden.
TIP!
Wanneer er 1 rooster is gemaakt met de juiste feestdagen kan dit rooster gedupliceerd worden voor een 2de rooster. de feestdagen zullen blijven staan indien u de dag veranderd van type. Zo hoeven de feestdagen maar 1 keer aangegeven te worden
Bijzondere dagen in het rooster
In het rooster kan er worden aangeven welke dagen onder bijzondere dagen vallen. Deze dagen hebben een lengte nodig van de normaal gesproken werklengte. Dit is omdat als er toch gewerkt gaat worden op deze dag dat de medewerker dan het gewerkte aantal uur weer terugkrijgt. Het aantal uur voor deze potjes kan in het rooster worden aangegeven. (Dit is het totaal van deze dagen).
Bijzondere dagen kunnen zijn:
- ATV
- Wettelijke vakantie dagen
- Bovenwettelijke vakantiedagen
Vaste vakantieperiode voor alle medewerkers
Wanneer de type van het rooster overeenkomt met de dagtype van de verlof type, zal de waarde van deze dagen al van het verlof potje worden gehaald. Dit is handig wanneer er gesproken word van een bouwvak vakantie, dan is het altijd bij elke medewerker 3 weken dicht. Deze 3 weken kunnen via het rooster ingevuld worden zodat de medewerkers dit niet hoeven aan te vragen met een verlof aanvraag.Indien er een medewerker is die een andere periode vakantie heeft kan er voor 2 opties gekozen worden
1: een saldo correctie toevoegen op de einddag van de bouwvak en opnieuw een extra verlof aanvraag toe kennen
2: niet werken met vaste vakantiedagen maar alle medewerkers zelf een verlof laten aanvragen.
Feestdagen en/of roostervrije dagen in het rooster
In tegenstelling van de bijzondere dagen dienen feestdagen en/of roostervrije dagen een lengte te hebben van 0. Dit is omdat als er toch gewerkt gaat worden op deze dag dat de medewerker dan het gewerkte aantal uur volledig krijgt op het daarvoor bestemde potje. Denk hierbij aan een hogere percentage indien een medewerker werkt op een feestdag. Het gedrag van uitbetaling van deze dagen kan in het overwerkschema worden aangegeven.
Overwerkschema
Voor elk soort werkdaglengte dient er een overwerk schema te zijn, in dit schema wordt aangegeven wat er met de uren moet gebeuren. In dit voorbeeld zullen alle uren die boven de werkuren uit komen op de pot tijd voor tijd worden gezet. Vanuit het rooster kan er direct een overwerkschema worden aangemaakt op basis van de gegevens die geselecteerd zijn. Zo kan er aan het rooster ook gezien worden of alle dagen gekoppeld zijn met een overwerkschema
Er is een werkdag met een lengte van 7,60 uur dit staat gelijk aan een begin en eindtijd van 7:30 tot 15:06 (5 x 7,60 uur is een werkweek van 38 uur)
De begin en eindtijd van het rooster dienen overeen te komen met de tijden in het overwerk schema. Bij de overwerk instellingen wordt er aangegeven wat er met de overige uren moeten gebeuren.
Bijvoorbeeld 7,60 + 16,40 = 24 uur een volle dag, meer kan er niet geregistreerd worden op deze dag
Op deze manier wordt er aangegeven dat alles wat boven de werkdag lengte komt op het potje van tijd voor tijd moet komen te staan.
Met een weekend of een feestdag is de lengte van de duur werkuren 0 de tijd voor tijd uren zullen dan op 24 moeten worden gezet, daarmee wordt er aangegeven dat alles wat wordt gewerkt op deze dag op de pot tijd voor tijd zal worden gezet.
In het overwerkschema kan er aangegeven worden of het van toepassing is dat er een factor wordt berekend op de saldo’s wat er in het tijd voor tijd potje komen en wat er bij overuren wordt gerekend. Indien het vinkje uit staat kan dit gebruikt worden bij bijvoorbeeld het uitbetalen van deze uren, indien het vinkje aanstaat wordt het percentage bij de uren opgeteld en direct op de pot bijgeboekt
Indien er 2 uur in het tijd voor tijd potje worden gezet en er is een factor van 1,25 % zal er op het tijd voor tijd potje 2,50 worden geboekt.
Alles wat ingesteld moet worden voor een juiste verlofaanvraag
Medewerker
Een medewerker heeft een rooster nodig. In het rooster kan er worden aangegeven welke medewerker er bij dit rooster hoort. De start en einddatum hebben betrekking op de dagstaten, voor en na deze datum zullen er geen registraties worden getoond (deze hoef niet gelijk te zijn aan de datum van het rooster zelf) Het is ook mogelijk om bij de medewerker het rooster te kiezen, het verschil kan herkend worden door het groene vinkje, indien er vanuit de rooster word gewerkt heeft deze een automatische koppeling (groenvinkje)
Verloftype
Er zijn diverse verlof types nodig, waarop medewerkers vrij kunnen vragen doormiddel van een verlof aanvraag. Deze types kunnen weer gekoppeld worden met een aantal dag types. Dit is ook weer nodig voor in de dagstaten indien er gewerkt is om het op het juiste potje weer terug te kunnen boeken
In het rooster kan er onder tabblad verlof een beginsaldo van dit potje worden neergezet, dit wordt dan bij elke medewerker op zijn kaart bijgeschreven onder het tabblad Verlofsaldo. Dit zijn alle begin mutaties van een jaar
Bij de verloftype kan er ook een legenda worden meegegeven deze is weer zichtbaar op de bedrijfsagenda
Saldo correctie
Indien er van toepassing is dat er een correctie gedaan moet worden op 1 van de potjes kan dit doorgevoerd worden door een saldo correctie te maken. In de bedrijfsagenda is deze mutatie terug te zien op de dag dat deze mutatie gezet word
Denk hierbij aan, een medewerker wil het tijd voor tijd saldo laten uitbetalen, het totaal van dat moment wordt in een correctie gezet zodat zijn saldo op 0 uitkomt.
Door bij saldo correcties op toevoegen te klikken kan er een regel worden aangemaakt, op de datum wanneer deze boeking gezet wordt, zal er in de bedrijfsagenda een mutatie worden getoond. Door het uur met - in te vullen zal dit van het huidige saldo worden afgehaald. Anders zal het aantal uur worden bijgevoegd. Er dient te worden gekozen op welke potje deze correctie van toepassing is.
Werkcode met juiste type
Er dienen diverse werkcodes in het systeem te staan waar de verloftypes aan gekoppeld worden, op deze werkcodes kunnen de medewerkers vrij vragen. Ook is het mogelijk om gewoon een normale tijdregistratie te maken op deze werkcodes.
In de werkcodes dient er te worden aangegeven wat voor type dit is
Er zijn hier 5 soorten voor:
- Vakantie
- Werkuren
- ATV
- Ziek
- Reisuren
Indien er registraties naar voren komen die niet goed behandeld worden dient dit in de werkcode te worden nagekeken
Wat komt er allemaal bij kijken met het verwerken van de dagstaten
Tijdregistraties
Om te zorgen dat er registraties bij de dagstaten terecht komen dienen de tijdregistraties te worden goedgekeurd bij sommige processen in het systeem worden de tijdregistratie al goedgekeurd, (dit bij het goedkeuren van een verlofaanvraag, & als er een werkbon word goedgekeurd zullen de gekoppelde registraties ook goedgekeurd worden)
Alle overige registraties zullen in de bak: alle goed te keuren tijdregistraties komen te staan, hier kan een selectie worden gemaakt van de registraties die goedgekeurd kunnen worden, doormiddel van de knop goedkeuren zullen ze worden doorgezet
Dagstaten
Alle registraties die in de datums van de medewerkers vallen zullen nu zichtbaar zijn bij de dagstaten, als ze niet geregistreerd hebben zal dit ook zichtbaar worden
Hier dient gecontroleerd te worden of alles naar juistheid is ingevuld, de registraties die correct zijn dienen goedgekeurd te worden.
Indien er in het rooster wettelijke vakantie dagen is aangegeven en er is toch gewerkt op deze dag zal er een correctie worden aangegeven dat deze medewerker zijn saldo van de wettelijke vakantiedag weer terugkrijgt.
Indien er een registratie gemaakt is van vrij op een wettelijke vakantie dag zullen deze 2 tegen elkaar weg vallen zodat dit niet dubbel geregistreerd kan worden
Eventuele andere registraties zoals Dokter, Tandarts enz. komen ook naar voren, het systeem weet zelf niet op welk potje dit geboekt zou moeten worden dus boeken op zal leeg blijven, hier dient een keuze te worden gemaakt.
Wanneer een dagstaat naar gecontroleerd staat zal het saldo van tijd voor tijd en eventuele vakantie uren worden bijgewerkt op de bedrijfsagenda
De bedrijfsagenda
In de bedrijfsagenda is te zien wat er allemaal geboekt is op de vakantie/tijd voor tijd potjes
De vastgestelde vakantiedagen staan ook ingevuld met als – (daglengte rooster) indien er gewerkt is op deze dag heeft de medewerker recht op het saldo om terug te krijgen dit zal dan aangeven worden als + (daglengte rooster) op het potje wat gekozen is
Indien er via de dagstaten tijd voor tijd is op en afgebouwd zal dit ook op die dagen naar voren komen op de dagen dat deze mutatie is geweest
Verlofaanvragen
Via de backoffice en via de Cloud is het mogelijk om een verlof aan te vragen, bij het aanvragen kan er een keuze worden gemaakt op de potjes die aanwezig zijn. Het systeem kijkt naar de daglengte van het rooster welke gekoppeld is aan deze medewerker en maakt dan een uren registratie aan van deze lengte
Na het goedkeuren van deze aanvraag zal er direct een goedgekeurde tijdregistratie van aangemaakt worden en zal bij de dagstaten ook naar voren komen, dit wordt aangegeven als een normale werkdag maar het saldo wordt van het potje afgehaald welke gekozen is.
Dagstaten goedkeuren
Maak een selectie van de registraties en gebruik de knop goedkeuren
Ze zullen dan in de volgende fase terecht komen onze voorkeur is om deze bak regelmatig (per week) door te zetten naar gecontroleerd om bij te blijven zodat het overzicht duidelijk blijft.
Gecontroleerde dagstaten
Alle doorgezeten dagstaten worden hier verzameld, het idee hiervan is om hier een maand op te sparen. Nadat alle registraties compleet zijn kunnen ze hier getotaliseerd worden gebruik hiervoor de knop totaliseren (hier hoef geen selectie voor te worden gemaakt)
Er zal een melding worden getoond tot welke datum de gewenste actie is. Er kan hier een specifieke datum worden aangeven indien er meerder maanden nog in deze bak klaar staan.
Alle registraties die na deze datum vallen zullen niet meegenomen worden.
Indien er voor automatisch wordt gekozen zal er de datum tot vandaag worden meegegeven.
Maandstaten controleren
Er is nu een opsomming per medewerker per maand gemaakt, hierin zijn alle uren verwerkt en opgeteld
Het saldo wat bij tijd voor tijd gemeld staat is op de verlof type tijd voor tijd verrekend.
Indien alles is ingevuld kan dit nog verder uitgewerkt worden indien er met toeslagen gewerkt wordt. Na het controleren kan deze maandstaat op afgehandelen gezet worden, deze zal dan bij verwerkte maandstaten terecht komen
Het terug zetten van een gecontroleerde dagstaat.
Indien er een fout is gemaakt met een registratie kan dit ongedaan gemaakt worden volg hiervoor de volgende route, indien er nog geen journaal post aanwezig is kan dit verwerkt worden. Anders dient dit te worden doorgegeven aan ons zodat wij kunnen kijken of we kunnen helpen
Verwerkte maandstaten
Indien de registratie hier in zit kan deze ongedaan gemaakt worden en zal hij terugvallen naar maandstaten condoleren
Maandstaten controleren
Indien de registratie hier in zit kan deze verwijderen worden en zal hij terugvallen naar gecontroleerde dagstaten
Gecontroleerde dagstaten
Indien de registratie hier in zit kan deze verwijderen worden en zal hij gecorrigeerd kunnen worden bij de tijdregistraties (alle koppelingen zijn nu ongedaan gemaakt
Indien deze actie voor een verlof aanvraag was, kan nu de verlof aanvraag worden verwijderd.
Indien de tijdregistratie verwijderd dien te worden kan deze worden opgezocht bij alle tijdregistraties, hier dient de beoordeling ingetrokken te worden, daarna kan hij verwijderd worden
